Jak napisać ofertę lub propozycję

Zdobycie tego przełomowego kontraktu zaczyna się od jednego kluczowego dokumentu: oferty/propozycji. Ale czego potrzeba, żeby stworzyć ofertę/propozycję, która przewyższy konkurencję? Przygotuj się, ponieważ omawiamy podstawy pisania oferty/propozycji, która rzeczywiście wygrywa!

Wyróżniająca się oferta/propozycja to brama Twojej organizacji do lukratywnych możliwości pracy. To formalny dokument, który przedstawia produkty lub usługi, które możesz dostarczyć, aby zaspokoić konkretne potrzeby klienta.

Gdy klient chce zlecić pracę lub projekt na zewnątrz, zazwyczaj publikuje zapytanie ofertowe (RFP). To Twoje zaproszenie do złożenia oferty/propozycji, która udowodni, że jesteś odpowiednią organizacją do podjęcia tej pracy dla nich.

Klienci często otrzymują szereg propozycji w odpowiedzi na swoje RFP. Zła lub nieprawidłowo sformułowana oferta/propozycja zdecydowanie może sprawić, że stracisz możliwość, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że Twoja oferta/propozycja może się obronić wśród konkurencji.

To, jak wygląda Twoja oferta/propozycja, może się różnić w zależności od projektu, klienta i branży. Istnieje jednak kilka cech, które są uniwersalnie niezbędne.

Należą do nich:

• Streszczenie zarządcze.
• Szczegóły projektu, w tym zakres prac i metodologia.
• Cennik i budżet.
• Twoje kwalifikacje i doświadczenie.
• Propozycja wartości.
• Przejrzysta i przekonująca grafika.

Klienci często określają nagłówki lub struktury, które chcą widzieć w ofercie/propozycji w swoim zapytaniu ofertowym. Zawsze powinieneś przestrzegać specyfikacji klienta – mają one pierwszeństwo przed wszelkimi radami, które możesz przeczytać gdzie indziej.

Może to brzmieć oczywiste, ale pierwszym krokiem po opublikowaniu zapytania ofertowego jest uważne jego przeczytanie. Od zasad formatowania i wytycznych strukturalnych po kluczowe wymagania dotyczące pracy – musisz dokładnie zrozumieć, czego szuka klient.

Macierz zgodności to w zasadzie lista wszystkich potrzeb i wymagań klienta. Posiadanie macierzy zgodności oznacza, że możesz zaplanować swoją ofertę tak, aby pokrywała każde wymaganie. Oznacza to również, że możesz łatwo przejrzeć gotową propozycję, aby upewnić się, że obejmuje wszystko, co jest potrzebne.

Jeśli składasz ofertę, powinieneś już wcześniej komunikować się z klientem przed opublikowaniem zapytania ofertowego. Jeśli chcesz się wyróżnić, powinieneś zadbać o to, aby uwzględnić w swojej macierzy zgodności wszystko, co wiesz o potrzebach i wartościach klienta – niezależnie od tego, czy pojawia się to w zapytaniu ofertowym, czy nie.

Kluczowe jest opracowanie solidnego planu przed rozpoczęciem pisania. Słabe planowanie może skutkować niespójną pracą i naraża na ryzyko marnowania czasu oraz zasobów z powodu konieczności wprowadzania rozległych poprawek.

Powinieneś mieć solidny plan treści, który określa nagłówki i podtytuły, które będziesz używać. Dobrym pomysłem jest również zapewnienie przejrzystego zarysu tego, co będzie omawiane w każdej sekcji, w tym gdzie każde wymaganie klienta zostanie uwzględnione.

Musisz upewnić się, że masz jasne pojęcie o motywach przewodnich swojej organizacji – a także o funkcjach, korzyściach i elementach wyróżniających. Włącz je do swojego planu tak, aby wszystkie zostały uwzględnione w logiczny sposób, który łączy się z odpowiednimi wymaganiami.

Powinieneś spróbować rozpocząć swoje streszczenie wykonawcze wcześnie w procesie, np. po spotkaniu inauguracyjnym. To sekcja, która będzie najbardziej dokładnie analizowana, więc kluczowe jest, abyś poświęcił jej uwagę, na jaką zasługuje. Streszczenie wykonawcze musi zawierać:

• Cele biznesowe klienta.
• Wprowadzenie do twojego rozwiązania.
• Cenę.
• Kolejne kroki.

Streszczenie wykonawcze powinno podkreślać twoje zrozumienie projektu oraz kluczowe argumenty sprzedażowe. Będą osoby w procesie ewaluacji, które przeczytają tylko streszczenie wykonawcze, a nie całą ofertę/propozycję. Musisz upewnić się, że ta sekcja przyciągnie uwagę klienta i zapewni przekonujący przegląd twojej propozycji.

Twoja oferta/propozycja powinna szczegółowo opisywać rezultaty, kamienie milowe i harmonogram – tak dokładnie, jak to możliwe. Możesz wykorzystać tę sekcję do przedstawienia podejścia lub metodologii, którą zastosujesz do pomyślnej realizacji projektu. Klient powinien po przeczytaniu tej części mieć jasny obraz tego, jak wygląda współpraca z Tobą.

Powinieneś pokazać, że będziesz w stanie wykonać pracę w sposób, który spełni potrzeby klienta, włączając w to wszelkie innowacyjne strategie i narzędzia, które mogą wyróżnić Cię od konkurencji.

Ważne jest, aby być transparentnym w kwestii ceny w swojej ofercie. Łatwo jest unikać szczerości na temat ceny z obawy, że natychmiast wyeliminuje nas to z konkursu. Jednak istotne jest, aby koszty były jasno rozpisane i uzasadnione. Oznacza to, że klient może zobaczyć, gdzie tkwi opłacalność.

Możesz ustrukturyzować sekcję z cenami jak argument w następujący sposób:

• Wyjaśnij potrzeby klienta.
• Przedstaw swoje koszty w sposób przejrzysty.
• Pokaż opłacalność, demonstrując jak klient skorzysta, np. zwrot z inwestycji.
• Podsumuj wartość swojego rozwiązania dla potrzeb klienta.

Upewnij się, że dowody na korzyści płynące z twojego rozwiązania przewijają się przez całą propozycję. Możesz opisać sukcesy, które odnosiłeś w przeszłości, szczególnie przy podobnych kontraktach. Możesz podkreślić kwalifikacje i doświadczenie swojego zespołu oraz wszelkie dane, które posiadasz, aby pokazać korzyści, jakie otrzymali wcześniejsi klienci.

Skuteczne dowody mogą obejmować:

• Studia przypadków i historie sukcesu.
• Cytaty i referencje od klientów.
• Nagrody i wyróżnienia.
• Przykłady przezwyciężenia wyzwań.
• Dowody spełnienia wymagań klientów.

Powinieneś wyraźnie powiązać swoje dowody z potrzebami i wymaganiami klienta. Powinieneś również upewnić się, że dowody, których używasz, mają dołączone dowody ilościowe i że są weryfikowalne. Czyni to je bardziej przekonującymi dla klienta.

• Zoptymalizuj swoją ofertę pod kątem pobieżnego czytania: Używaj czytelnych nagłówków i podtytułów. Umieszczaj najważniejsze punkty na początku każdej sekcji, żeby niemożliwe było ich przegapienie.
• Stawiaj klienta na pierwszym miejscu: Używaj nazwy swojego klienta częściej niż nazwy swojej organizacji. W zdaniach umieszczaj nazwę klienta przed nazwą swojej organizacji. Stosuj terminologię i język, których używa twój klient. Nie zakładaj, że znajdą korzyści w funkcjach, które ty uważasz za najbardziej imponujące. Zamiast tego zbadaj swojego klienta i zrozum jego sposób myślenia, żeby móc to napisać z tym na uwadze.
• Pisz przekonująco: Upewnij się, że naprawdę rozumiesz swojego klienta i odwołuj się do tego, na czym mu zależy. Używaj dowodów i strukturyzuj swoje sekcje tak, jak strukturyzowałbyś argumentację.
• Jasno wykaż swoją wartość: Opisz, czego klient może się spodziewać, współpracując z tobą. Priorytetowo traktuj przedstawienie korzyści, które klient otrzyma z twojego rozwiązania, nad funkcjami, które posiada twoja organizacja. Stwórz wyraźne powiązania między tym, co oferujesz, a tym, co powiedzieli ci, że potrzebują.
• Zwracaj uwagę na szczegóły: Upewnij się, że twoja oferta jest jak najbardziej wolna od błędów ortograficznych i gramatycznych. Chociaż kilka literówek prawdopodobnie nie zniweczy całego wysiłku, oferta to okazja do zademonstrowania tej bardzo ważnej dbałości o szczegóły.

• Celem oferty/propozycji jest przekonanie klienta, że jesteście najlepszym wyborem.
• Wasza oferta/propozycja musi pokazać, jak bardzo jesteście „zgrani" z klientem.
• Konieczne jest zaplanowanie oferty/propozycji przed jej napisaniem.
• Upewnijcie się, że rozumiecie kluczowe tematy wygrywające waszej organizacji oraz cechy, korzyści i czynniki wyróżniające wasze rozwiązanie.
• Napiszcie streszczenie wykonawcze wcześnie i upewnijcie się, że przyciąga uwagę klienta.
• Przedstawcie jasny i realistyczny przegląd waszych konkretnych planów ukończenia projektu z logistycznego punktu widzenia.
• Bądźcie przejrzyści co do ceny, ale przekonajcie klienta, że będzie warta zwrotu, jaki otrzyma.
• Pokażcie możliwości i sukcesy waszej organizacji, używając wymiernych i weryfikowalnych dowodów.
• Nie pozostawiajcie klientów samych sobie w wypełnianiu luk dotyczących tego, jak wasze rozwiązanie im pomoże – łączcie wszystko, co piszecie, z potrzebami i wymaganiami klienta.

To, czy zostanie Ci przyznany kontrakt, czy nie, nie zależy całkowicie od jakości Twojej propozycji. Jednak słaba propozycja może znacznie zaszkodzić Twoim szansom.

Uczestnictwo w programach szkoleniowych lub warsztatach może poprawić umiejętności pisania ofert i utrzymać Cię na bieżąco z najlepszymi praktykami branżowymi. Ciągłe uczenie się i rozwijanie umiejętności zwiększa skuteczność jako autor ofert, podnosząc szanse na wygrywanie kontraktów i projektów.

The Association of Proposal Management Professionals jest uznawane za globalny autorytet w zakresie najlepszych praktyk dotyczących ofert/propozycji i oferuje wiele certyfikatów, które mogą pomóc Ci napisać najlepsze oferty/propozycje, jakie potrafisz.

Program szkoleniowy i certyfikacyjny Foundation wyposaża osoby w niezbędne umiejętności branżowe, wiedzę i terminologię. Mikro-certyfikaty zapewniają głębszy wgląd w obszary specjalistyczne. Dzięki tym certyfikatom profesjonaliści mogą pewnie dostarczać wysokiej jakości pracę, zawsze stawiając klientów na pierwszym miejscu.

Rozpocznij swoją podróż i potwierdź swoje umiejętności dzięki APMP Foundation i różnorodnym Mikro-certyfikatom.

Rozwijaj swoją karierę i prezentuj swoją wiedzę specjalistyczną w zakresie najlepszych praktyk ofertowych i propozycji dzięki certyfikatom APMP Practitioner i Capture Practitioner. Te kwalifikacje potwierdzają Twoją zdolność do wdrażania najlepszych praktyk w codziennej pracy. Niezależnie od tego, czy prowadzisz swój zespół do sukcesu w ramach propozycji dzięki certyfikatowi Practitioner, czy zarządzasz pozyskiwaniem złożonych możliwości biznesowych dzięki certyfikatowi Capture, te certyfikaty podkreślają Twoje umiejętności zawodowe.

Podnieś swoją pozycję jako lider w branży ofert i propozycji, uzyskując prestiżową certyfikację APMP Professional. Ta certyfikacja uznaje i potwierdza osiągnięcia zawodowe danej osoby. Ocenia kompetencje wykazane przez jednostkę i ewaluuje Dokument Wpływu Profesjonalisty Propozycji (PPIP), odzwierciedlający i prezentujący rzeczywiste doświadczenie, umiejętności i zdolności w zakresie propozycji.