Hoe schrijf je een offerte of voorstel

Het binnenhalen van dat baanbrekende contract begint met één cruciaal document: een offerte/voorstel. Maar wat is er nodig om een offerte/voorstel te schrijven dat de concurrentie overtreft? Maak je gordel vast, want we leggen de basis uit voor het schrijven van een offerte/voorstel dat daadwerkelijk wint!

Een uitstekend bod/voorstel is de toegangspoort van uw organisatie tot lucratieve werkmogelijkheden. Het is een formeel document dat de producten of diensten schetst die u kunt leveren om de specifieke behoeften van een klant aan te pakken.

Wanneer een klant een werkproject wil uitbesteden, zullen zij doorgaans een aanvraag tot offerteaanbieding (RFP) uitbrengen. Dit is uw uitnodiging om een bod/voorstel in te dienen dat bewijst dat u de juiste organisatie bent om dat werk voor hen uit te voeren.

Klanten ontvangen vaak meerdere voorstellen als reactie op hun RFP. Een slecht of onjuist geformuleerd bod/voorstel kan u zeker een kans kosten, dus het is belangrijk ervoor te zorgen dat uw bod/voorstel stand kan houden tussen de concurrentie.

Hoe uw bod/voorstel eruitziet kan variëren afhankelijk van het project, de klant en de industrie. Er zijn echter een paar kenmerken die universeel essentieel zijn.

Deze omvatten:

• Een managementsamenvatting.
• Details van het project, inclusief de reikwijdte van het werk en methodologie.
• De prijsstelling en het budget.
• Uw kwalificaties en ervaring.
• Waardepropositie.
• Duidelijke en overtuigende afbeeldingen.

Klanten specificeren vaak kopjes of structuren die zij willen zien in een bod/voorstel binnen hun RFP. U moet altijd de specificaties van de klant volgen – deze hebben voorrang boven elk advies dat u elders kunt lezen.

Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar je eerste stap wanneer een RFP wordt vrijgegeven is om deze zorgvuldig te lezen. Van opmaakregels en structuurrichtlijnen tot de belangrijkste vereisten voor het werk, je moet precies begrijpen wat de klant zoekt.

Een compliance matrix is in wezen gewoon een lijst van alle behoeften en vereisten van de klant. Het hebben van een compliance matrix betekent dat je je bod/voorstel kunt plannen om elke vereiste te dekken. Het betekent ook dat je het voltooide voorstel gemakkelijk kunt beoordelen om er zeker van te zijn dat het alles dekt wat nodig is.

Als je een bod/voorstel indient, had je al eerder moeten communiceren met de klant voorafgaand aan de vrijgave van de RFP. Als je wilt opvallen, moet je ervoor zorgen dat je alles opneemt wat je weet over de behoeften en waarden van de klant in je compliance matrix – of het nu in de RFP staat of niet.

Het is cruciaal dat je een sterk plan ontwikkelt voordat je begint met schrijven. Slechte planning kan leiden tot inconsistent werk, en je loopt het risico tijd en middelen te verspillen door uitgebreide herzieningen.

Je zou een sterk contentplan moeten hebben dat de hoofdkoppen en subkoppen schetst die je gaat gebruiken. Het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat er een duidelijke schets is van wat er in elke sectie besproken zal worden, inclusief waar elke klantvereiste behandeld zal worden.

Je moet ervoor zorgen dat je een duidelijk begrip hebt van de winthema's van je organisatie – evenals je kenmerken, voordelen en onderscheidende factoren. Integreer deze in je plan zodat ze allemaal op een logische manier behandeld worden die aansluit bij relevante vereisten.

Je zou moeten proberen om je managementsamenvatting vroeg in het proces te beginnen, bijvoorbeeld na de kick-off meeting. Het is het onderdeel dat het meest kritisch wordt bekeken, dus het is essentieel dat je er de aandacht aan besteedt die het verdient. De managementsamenvatting moet het volgende bevatten:

• De zakelijke doelstellingen van de klant.
• Een introductie van je oplossing.
• De prijs.
• De vervolgstappen.

De managementsamenvatting moet je begrip van het project en belangrijke verkoopargumenten benadrukken. Er zullen mensen in het evaluatieproces zijn die alleen de managementsamenvatting lezen en niet het hele bod/voorstel. Je moet ervoor zorgen dat dit onderdeel de aandacht van je klant trekt en een overtuigend overzicht van je voorstel biedt.

Uw bod/voorstel moet de deliverables, mijlpalen en tijdslijnen schetsen – zo specifiek als u kunt. U kunt dit gedeelte gebruiken om de aanpak of methodologie te schetsen die u zult hanteren om het project succesvol uit te voeren. De klant moet na het lezen van dit deel een helder beeld hebben van hoe het is om met u samen te werken.

U moet aantonen dat u in staat bent het werk te voltooien op een manier die voldoet aan de behoeften van de klant, inclusief eventuele innovatieve strategieën en tools die u kunnen onderscheiden van concurrenten.

Het is belangrijk om transparant te zijn over je prijs in het voorstel. Het is verleidelijk om te schromen eerlijk te zijn over je prijs uit angst dat dit je direct uit de running zal halen. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat kosten duidelijk worden uitgesplitst en onderbouwd. Dit betekent dat je klant kan zien waar de waarde voor het geld zit.

Je zou je prijssectie als volgt kunnen structureren als een argument:

• Verduidelijk de behoeften van de klant.
• Vermeld je kosten duidelijk.
• Toon de waarde voor het geld door aan te tonen hoe de klant zal profiteren, bijv. het rendement op de investering.
• Vat de waarde van je oplossing voor de behoeften van je klant samen.

Zorg ervoor dat je bewijsvoering voor de voordelen van jouw oplossing door het hele voorstel heen verweven is. Je kunt successen beschrijven die je in het verleden hebt behaald, vooral bij vergelijkbare contracten. Je kunt de kwalificaties en ervaring van je team benadrukken, evenals alle gegevens die je hebt om de voordelen te tonen die eerdere klanten hebben ontvangen.

Effectieve bewijspunten kunnen zijn:

• Casestudies en succesverhalen.
• Klantcitaten en aanbevelingen.
• Prijzen en erkenning.
• Voorbeelden van het overwinnen van uitdagingen.
• Bewijs van het voldoen aan klanteisen.

Je moet je bewijspunten expliciet koppelen aan de behoeften en eisen van de klant. Je moet er ook voor zorgen dat de bewijspunten die je gebruikt kwantitatief bewijs bevatten en dat ze verifieerbaar zijn. Dit maakt ze overtuigender voor de klant.

• Optimaliseer je offerte/voorstel voor vluchtig lezen: Gebruik duidelijke hoofdstukken en subkoppen. Zet je belangrijkste punten aan het begin van elke sectie zodat ze onmogelijk te missen zijn.
• Zet de klant centraal: Gebruik de naam van je klant vaker dan die van je eigen organisatie. Zet de naam van je klant voor die van je organisatie in je zinnen. Gebruik de terminologie en taal die je klant gebruikt. Ga er niet van uit dat zij voordelen zullen zien in de functies die jij het meest indrukwekkend vindt. Onderzoek in plaats daarvan je klant en achterhaal hun denkwijze zodat je ermee rekening kunt houden bij het schrijven.
• Schrijf overtuigend: Zorg ervoor dat je je klant echt begrijpt en spreek aan waar je weet dat je klant om geeft. Gebruik bewijspunten en structureer je secties zoals je een argument zou structureren.
• Toon duidelijk je waarde aan: Beschrijf wat de klant kan verwachten wanneer zij met je samenwerken. Geef voorrang aan het schetsen van de voordelen die de klant zal ontvangen van je oplossing boven de functies die je organisatie heeft. Maak expliciete verbanden tussen wat je aanbiedt en wat zij hebben aangegeven nodig te hebben.
• Let op de details: Zorg ervoor dat je offerte/voorstel zo vrij mogelijk is van spel- en grammaticafouten. Hoewel een paar tikfouten waarschijnlijk niet je hele inspanning teniet zullen doen, is de offerte/voorstel een kans om die zo belangrijke aandacht voor detail te tonen.

• Het doel van een offerte/voorstel is om de klant ervan te overtuigen dat jij de beste keuze bent.
• Je offerte/voorstel moet laten zien hoe goed je 'afgestemd' bent op de klant.
• Het is essentieel om je offerte/voorstel te plannen voordat je het schrijft.
• Zorg ervoor dat je de win-thema's van je organisatie begrijpt, evenals de kenmerken, voordelen en onderscheidende factoren van je oplossing.
• Schrijf je managementsamenvatting vroegtijdig en zorg ervoor dat deze de aandacht van de klant trekt.
• Geef een duidelijk en realistisch overzicht van je specifieke plannen voor het voltooien van het project vanuit logistiek oogpunt.
• Wees transparant over je prijs, maar overtuig de klant dat het de moeite waard zal zijn voor het rendement dat zij ontvangen.
• Demonstreer de capaciteiten en het succes van je organisatie door kwantificeerbaar en verifieerbaar bewijs te gebruiken.
• Laat je klanten niet zelf invullen hoe jouw oplossing hen ten goede komt – koppel alles wat je schrijft terug aan de behoeften en vereisten van de klant.

Of je wel of niet een contract krijgt toegewezen hangt niet volledig af van de kwaliteit van je voorstel. Een slecht voorstel kan echter veel schade toebrengen aan je kansen.

Deelname aan trainingsprogramma's of workshops kan je vaardigheden in het schrijven van offertes verbeteren en je op de hoogte houden van de beste praktijken in de sector. Voortdurend leren en vaardigheidsontwikkeling verbeteren de effectiviteit als offerteschrijver, waardoor de kansen op het winnen van contracten en projecten toenemen.

De Association of Proposal Management Professionals wordt beschouwd als de wereldwijde autoriteit op het gebied van beste praktijken voor offertes/voorstellen, en biedt meerdere certificeringen die je kunnen helpen bij het schrijven van de beste offertes/voorstellen die je kunt maken.

Het Foundation trainings- en certificeringsprogramma rust individuen toe met essentiële branchevaardigheden, kennis en terminologie. Micro-Certificeringen bieden diepere inzichten in gespecialiseerde gebieden. Met deze certificeringen kunnen professionals vol vertrouwen hoogwaardig werk leveren, waarbij klanten en consumenten altijd voorop staan.

Begin je reis en valideer je vaardigheden met APMP Foundation en verschillende Micro-Certificeringen.

Ontwikkel je carrière en toon je expertise in Best Practices voor Offertes en Voorstellen met APMP Practitioner en Capture Practitioner certificeringen. Deze kwalificaties bevestigen je vermogen om best practices toe te passen in je dagelijkse werk. Of je nu je team begeleidt naar een succesvol voorstel met de Practitioner certificering of het nastreven van complexe zakelijke kansen beheert met de Capture certificering, deze certificeringen benadrukken je professionele vaardigheden.

Verhoog uw positie als leider in de Bid and Proposal industrie door het prestigieuze APMP Professional certificaat te behalen. Dit certificaat erkent en valideert de carrièreprestaties van een individu. Het beoordeelt de competenties die door het individu worden getoond en evalueert een Proposal Professional Impact Paper (PPIP), dat echte proposal-ervaring, vaardigheden en capaciteiten weergeeft en toont.