Wat is Technische Communicatie?

Technische communicatie is een breed vakgebied en verwijst naar elke vorm van communicatie (i) over technische of gespecialiseerde onderwerpen, (ii) die instructies geeft over hoe iets te doen en/of (iii) communicatie via technologie, bijvoorbeeld websites of sociale media.

Technische communicatie is het proces van het overbrengen van informatie over technische of complexe onderwerpen aan een publiek op een heldere, beknopte en begrijpelijke manier.

Voorbeelden van technische communicatie zijn onder andere gebruikershandleidingen, technische rapporten, wetenschappelijke papers, technische specificaties, softwaredocumentatie en bedrijfsvoorstellen.

Er zijn verschillende sleutelelementen van technische communicatie die het onderscheidend maken:

• Duidelijkheid en Beknoptheid: Technische communicatie heeft tot doel complexe informatie helder en gemakkelijk begrijpelijk te maken voor de doelgroep. Dit houdt in dat eenvoudige taal wordt gebruikt, onnodige jargon wordt vermeden, en informatie logisch wordt georganiseerd om informatie efficiënt over te brengen.
• Doelgroepanalyse: Het begrijpen van de behoeften, kennisniveau en verwachtingen van de doelgroep is cruciaal. Het afstemmen van de inhoud op de doelgroep helpt ervoor te zorgen dat de informatie relevant is.
• Doel: Technische communicatie dient verschillende doelen, zoals informeren, instrueren, overtuigen of documenteren. Het doel stuurt de structuur en inhoud van de communicatie.
• Documentontwerp: Effectieve technische communicatie omvat vaak doordacht documentontwerp. Dit omvat het gebruik van koppen, lijsten, afbeeldingen en andere visuele elementen om het begrip te verbeteren en de informatie toegankelijker te maken.
• Mediumselectie: Technische communicatie kan verschillende vormen aannemen, waaronder geschreven documenten, presentaties, video's en online content. Het kiezen van het juiste medium voor de boodschap en doelgroep is cruciaal.
• Revisie en Redigeren: Technische documenten ondergaan vaak meerdere rondes van revisie en redigeren om de inhoud te verfijnen, fouten te corrigeren en de duidelijkheid te verbeteren. Dit zorgt ervoor dat het eindproduct voldoet aan hoge kwaliteitsnormen.

Een technisch communicator, ook wel bekend als een technisch schrijver, is een professional die gespecialiseerd is in het creëren en overbrengen van technische informatie op een duidelijke en samenhangende manier. Ze zijn gericht op de eindgebruiker omdat ze ernaar streven de kloof te overbruggen tussen technische experts en de eindgebruiker, rekening houdend met het feit dat eindgebruikers kunnen variëren van mensen met zeer weinig (of geen) technische kennis tot degenen die als 'experts' op het gebied kunnen worden beschouwd.

The Society for Technical Communication (STC) is een professionele vereniging die zich inzet voor de bevordering van het vakgebied technische communicatie. Opgericht 70 jaar geleden, stellen zij: 'Technisch communicators onderzoeken en creëren informatie over technische processen of producten gericht op een specifieke doelgroep via verschillende vormen van media. Wat alle technisch communicators gemeen hebben is een gebruikersgerichte benadering om de juiste informatie te verstrekken, op de juiste manier, op het juiste moment om iemands leven gemakkelijker en productiever te maken.'

Het werk van een technisch communicator draagt bij aan het succes van producten, diensten en processen door ervoor te zorgen dat gebruikers toegang hebben tot nauwkeurige en gebruiksvriendelijke informatie. Bijvoorbeeld, goed geschreven en ontworpen software-instructies kunnen de eindgebruiker helpen om zelfstandig succesvoller te zijn. Dit vergroot op zijn beurt de kans dat het product wordt geaccepteerd in de markt en vermindert ondersteuningskosten voor de producerende organisatie.

Technische communicatoren zijn werkzaam in een breed scala aan sectoren, onder verschillende functietitels. Enkele van de gangbare sectoren waar zij werkzaam zijn, omvatten:

• Informatietechnologie (IT): Het opstellen van documentatie voor softwaretoepassingen, waaronder gebruikershandleidingen, API-documentatie, technische specificaties en handleidingen voor probleemoplossing.
• Engineering: Het produceren van documentatie voor productontwerpen, productieprocessen en apparatuurspecificaties.
• Telecommunicatie: Het opstellen van documentatie voor netwerkconfiguraties, hardware-installaties en gebruikershandleidingen voor communicatieapparatuur.
• Gezondheidszorg: Het produceren van documentatie voor medische apparatuur, softwaretoepassingen en gebruikershandleidingen voor zorgprofessionals en patiënten.
• Lucht- en ruimtevaart en Automotive: Het ontwikkelen van documentatie gerelateerd aan ontwerp, onderhoudsprocedures, reparatieprocedures en veiligheidsprotocollen.
• Energie: Het produceren van documentatie voor energieopwekkingsprocessen, veiligheidsprotocollen en apparatuurspecificaties.
• Productie: Het opstellen van documentatie voor productieprocessen, kwaliteitscontroleprocedures en apparatuurbediening.
• Financiën en Bankwezen: Het opstellen van documentatie voor financiële software, risicomanagementprocedures en compliance-richtlijnen.
• Overheid: Het produceren van documentatie voor publieke informatie, beleidshandleidingen en technische specificaties voor overheidsprojecten.
• Onderwijs: Het ontwikkelen van instructiemateriaal, online cursussen en documentatie voor onderwijssoftware.
• Consultancy: Het bieden van expertise aan verschillende sectoren op projectbasis.

De specifieke verantwoordelijkheden van een technisch communicator kunnen variëren afhankelijk van de sector en de aard van het werk. De kernvaardigheden van het vertalen van complexe technische informatie naar heldere, toegankelijke content zijn echter toepasbaar in alle sectoren.

De vraag naar technische communicators wordt gedreven door de behoefte aan effectieve communicatie waar technologie, processen en procedures complex zijn en duidelijke documentatie voor gebruikers en belanghebbenden vereisen.

Of je wel of niet een toegewijde technische communicator moet aannemen hangt af van verschillende factoren, waaronder de complexiteit van je producten of diensten, de doelgroep, en het belang van effectieve communicatie in je sector. Als je organisatie regelmatig complexe technische documentatie produceert, waarde hecht aan duidelijke communicatie, en opereert in een sector waar nauwkeurigheid en helderheid cruciaal zijn, kan het aannemen van een toegewijde technische communicator een strategische investering zijn. Voor kleinere organisaties of projecten met minder complexe communicatiebehoeften kan het echter praktischer zijn om bestaande middelen te benutten of freelance technische schrijvers per project in te huren. Het voordeel van het in dienst nemen van een technische communicator is dat zij door informatie bruikbaarder en toegankelijker te maken, de doelen van de organisatie bevorderen.

• Educatieve Basis: Beginnen met een solide educatieve basis is essentieel. Doorgaans legt een graad in de wetenschappen (BSc) de fundering.
• Ontwikkelen van Kernvaardigheden: Het ontwikkelen van vaardigheden zoals schrijven, redigeren, ontwerpen en projectmanagement zal helpen.
• Professionele publicaties: Het lezen van publicaties zoals Intercomm en TechComm tijdschriften zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft van industrie nieuws.
• Certificering: Het behalen van professionele certificering in technische communicatie kan je geloofwaardigheid versterken bij het solliciteren naar technische communicatie functies.
• Word lid van de Society for Technical Communication: Lid worden van de Society for Technical Communication (STC) kan je helpen door toegang te bieden tot nuttige bronnen, webinars en een gemeenschap van technische communicatie professionals.

De rol van een technisch communicator is meer dan alleen 'technisch schrijven'. Het houdt ook rekening met teamdynamiek, strategische planning, intercultureel ontwerp, doelgroepanalyse en het ontwikkelen van bedrijfsgerichte doelen. Het plaatst de gebruiker centraal in het eindproduct en zorgt ervoor dat informatie op de juiste manier wordt gepresenteerd, via het meest geschikte medium en de efficiëntie van iemand in hun werk of persoonlijke leven verbetert.

De onderstaande certificeringen zijn ontwikkeld door de Society for Technical Communication

Dit is een instapniveau certificering, zonder voorvereisten en introduceert 9 kerncompetenties van technische communicators. Individuen worden getest op hun begrip van kern technische communicatieconcepten en -praktijken via een meerkeuzexamen. Trainingen zijn beschikbaar en worden meestal over 2 dagen gegeven.

Het Practitioner niveau bouwt voort op wat werd geleerd tijdens het Foundation niveau en vereist dat individuen hun vermogen aantonen om best practices toe te passen. Individuen worden getest via een complexe meerkeuzevragenexamen gebaseerd op een fictief scenario. Het Foundation certificaat is een toelatingsvereiste. Training wordt doorgaans gegeven over 2 dagen. Het certificaat dat wordt uitgereikt na het succesvol behalen van het examen verloopt niet.