Comment rédiger une offre ou une proposition

Décrocher ce contrat qui change la donne commence par un document crucial : un appel d'offres/une proposition. Mais que faut-il pour rédiger un appel d'offres/une proposition qui surpasse vos concurrents ? Accrochez-vous, car nous détaillons les bases de la rédaction d'un appel d'offres/d'une proposition qui gagne vraiment !

Une offre/proposition remarquable est la porte d'entrée de votre organisation vers des opportunités de travail lucratives. Il s'agit d'un document formel qui décrit les produits ou services que vous pouvez fournir pour répondre aux besoins spécifiques d'un client.

Lorsqu'un client souhaite externaliser un effort de travail ou un projet, il publiera généralement un appel d'offres (RFP). C'est votre invitation à soumettre une offre/proposition qui prouve que vous êtes la bonne organisation pour entreprendre ce travail pour eux.

Les clients recevront souvent un certain nombre de propositions en réponse à leur RFP. Une offre/proposition mauvaise ou mal formulée peut définitivement vous faire perdre une opportunité, il est donc important de s'assurer que votre offre/proposition peut tenir sa place face à la concurrence.

L'apparence de votre offre/proposition peut varier selon le projet, le client et le secteur d'activité. Cependant, il existe quelques éléments qui sont universellement essentiels.

Ceux-ci incluent :

• Un résumé exécutif.
• Les détails du projet, y compris l'étendue des travaux et la méthodologie.
• La tarification et le budget.
• Vos qualifications et votre expérience.
• La proposition de valeur.
• Des graphiques clairs et persuasifs.

Les clients spécifient souvent les rubriques ou structures qu'ils souhaitent voir dans une offre/proposition dans leur appel d'offres. Vous devriez toujours suivre les spécifications du client – celles-ci prennent le pas sur tout conseil que vous pourriez lire ailleurs.

Cela peut sembler évident, mais votre première étape lorsqu'un appel d'offres est publié est de le lire attentivement. Des règles de formatage et directives de structure aux exigences clés pour le travail, vous devez comprendre exactement ce que le client recherche.

Une matrice de conformité n'est essentiellement qu'une liste de tous les besoins et exigences du client. Avoir une matrice de conformité signifie que vous pouvez planifier votre offre/proposition pour couvrir chaque exigence. Cela signifie aussi que vous pouvez facilement réviser la proposition finale pour vous assurer qu'elle couvre tout ce qu'elle doit couvrir.

Si vous soumettez une offre/proposition, vous devriez avoir déjà communiqué avec le client avant la publication de l'appel d'offres. Si vous voulez vous démarquer, vous devriez vous assurer d'inclure tout ce que vous savez sur les besoins et valeurs du client dans votre matrice de conformité – que cela apparaisse dans l'appel d'offres ou non.

Il est crucial de développer un plan solide avant de commencer à rédiger. Une planification défaillante peut entraîner un travail incohérent, et vous risquez de perdre du temps et des ressources en raison de remaniements importants.

Vous devriez avoir un plan de contenu robuste qui présente les titres et sous-titres que vous utiliserez. Il est également judicieux de vous assurer qu'il y a un aperçu clair de ce qui sera abordé dans chaque section, y compris où chaque exigence client sera traitée.

Vous devez vous assurer d'avoir une conception claire des thèmes gagnants de votre organisation – ainsi que de vos caractéristiques, avantages et éléments différenciateurs. Intégrez ces éléments dans votre plan afin qu'ils soient tous couverts de manière logique et liés aux exigences pertinentes.

Vous devriez essayer de commencer votre résumé exécutif tôt dans le processus, par exemple après la réunion de lancement. C'est la section qui sera la plus scrutée, il est donc vital que vous lui accordiez l'attention qu'elle mérite. Le résumé exécutif doit inclure :

• Les objectifs commerciaux du client.
• Une présentation de votre solution.
• Le prix.
• Les prochaines étapes.

Le résumé exécutif devrait mettre en évidence votre compréhension du projet et les arguments de vente clés. Il y aura certaines personnes dans le processus d'évaluation qui ne liront que le résumé exécutif et non l'ensemble de l'offre/proposition. Vous devez vous assurer que cette section capte l'attention de votre client et fournit un aperçu convaincant de votre proposition.

Votre offre/proposition devrait détailler les livrables, les jalons et les échéanciers – de manière aussi précise que possible. Vous pouvez utiliser cette section pour présenter l'approche ou la méthodologie que vous emploierez pour mener à bien le projet avec succès. Le client devrait avoir une vision claire de ce que c'est que de travailler avec vous après avoir lu cette partie.

Vous devriez démontrer que vous serez en mesure de réaliser le travail d'une manière qui répond aux besoins du client, y compris toute stratégie novatrice et tout outil qui pourraient vous distinguer de la concurrence.

Il est important d'être transparent sur votre prix dans la proposition. Il est facile d'éviter d'être franc sur votre prix par peur que cela vous élimine immédiatement de la course. Cependant, il est important de s'assurer que les coûts sont clairement détaillés et justifiés. Cela signifie que votre client peut voir où se trouve le rapport qualité-prix.

Vous pourriez structurer votre section tarifaire comme un argument de la façon suivante :

• Clarifiez les besoins du client.
• Énoncez vos coûts clairement.
• Montrez le rapport qualité-prix en démontrant comment le client va bénéficier, par exemple le retour sur investissement.
• Résumez la valeur de votre solution pour les besoins de votre client.

Assurez-vous d'intégrer des preuves des avantages de votre solution tout au long de votre proposition. Vous pourriez décrire les succès que vous avez obtenus par le passé, particulièrement sur des contrats similaires. Vous pourriez mettre en avant les qualifications et l'expérience de votre équipe, ainsi que toutes les données dont vous disposez pour démontrer les avantages que vos clients précédents ont reçus.

Des éléments de preuve efficaces pourraient inclure :

• Études de cas et témoignages de réussite.
• Citations et témoignages de clients.
• Prix et reconnaissances.
• Exemples de défis surmontés.
• Preuves de satisfaction des exigences client.

Vous devriez explicitement relier vos éléments de preuve aux besoins et exigences du client. Vous devriez également vous assurer que les éléments de preuve que vous utilisez sont accompagnés de données quantitatives et qu'ils sont vérifiables. Cela les rend plus persuasifs pour le client.

• Optimisez votre offre/proposition pour une lecture rapide : Utilisez des titres et sous-titres clairs. Placez vos points les plus importants au début de chaque section pour qu'ils soient impossibles à manquer.
• Mettez le client au premier plan : Utilisez le nom de votre client plus souvent que celui de votre organisation. Placez le nom de votre client avant celui de votre organisation dans vos phrases. Utilisez la terminologie et le langage que votre client emploie. Ne partez pas du principe qu'il trouvera des avantages dans les caractéristiques que vous jugez les plus impressionnantes. Recherchez plutôt votre client et comprenez son état d'esprit afin de pouvoir rédiger en gardant cela à l'esprit.
• Rédigez de manière persuasive : Assurez-vous de vraiment comprendre votre client et faites appel à ce qui lui tient à cœur. Utilisez des éléments de preuve et structurez vos sections comme vous structureriez un argumentaire.
• Démontrez clairement votre valeur : Décrivez ce à quoi le client peut s'attendre en travaillant avec vous. Priorisez la présentation des bénéfices que le client retirera de votre solution plutôt que les caractéristiques de votre organisation. Établissez des liens explicites entre ce que vous proposez et ce qu'il vous a dit avoir besoin.
• Portez attention aux détails : Assurez-vous que votre offre/proposition soit aussi exempte que possible d'erreurs d'orthographe et de grammaire. Bien que quelques fautes de frappe ne risquent pas de compromettre tout votre effort, l'offre/proposition est une occasion de démontrer cette attention aux détails si importante.

• L'objectif d'une offre/proposition est de convaincre le client que vous êtes le meilleur choix.
• Votre offre/proposition doit montrer à quel point vous êtes « en phase » avec le client.
• Il est essentiel de planifier votre offre/proposition avant de la rédiger.
• Assurez-vous de comprendre les thèmes gagnants de votre organisation, ainsi que les caractéristiques, avantages et différenciateurs de votre solution.
• Rédigez votre résumé exécutif tôt et assurez-vous qu'il capte l'attention du client.
• Donnez un aperçu clair et réaliste de vos plans spécifiques pour mener à bien le projet d'un point de vue logistique.
• Soyez transparent sur votre prix, mais convaincez le client que cela en vaudra la peine compte tenu du retour qu'il recevra.
• Démontrez les capacités et le succès de votre organisation en utilisant des preuves quantifiables et vérifiables.
• Ne laissez pas vos clients combler les lacunes sur la façon dont votre solution les avantage – reliez tout ce que vous écrivez aux besoins et exigences du client.

Que vous obteniez un contrat ou non ne dépend pas entièrement de la qualité de votre proposition. Cependant, une proposition médiocre peut considérablement nuire à vos chances.

Participer à des programmes de formation ou des ateliers peut améliorer les compétences en rédaction d'offres et vous tenir au courant des meilleures pratiques du secteur. L'apprentissage continu et le développement des compétences améliorent l'efficacité en tant que rédacteur d'offres, augmentant les chances de remporter des contrats et des projets.

L'Association of Proposal Management Professionals est considérée comme l'autorité mondiale en matière de meilleures pratiques d'offres/propositions, et propose plusieurs certifications qui peuvent vous aider à rédiger les meilleures offres/propositions possibles.

Le programme de formation et de certification Foundation équipe les individus avec les compétences essentielles de l'industrie, les connaissances et la terminologie. Les Micro-Certifications offrent des perspectives approfondies dans des domaines spécialisés. Avec ces certifications, les professionnels peuvent livrer en toute confiance un travail de haute qualité, en priorisant toujours les clients et la clientèle.

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