Cómo escribir una oferta o propuesta

Conseguir ese contrato que cambia el juego comienza con un documento crucial: una propuesta/oferta. Pero ¿qué se necesita para elaborar una propuesta/oferta que supere a la competencia? Prepárate, mientras desglosamos los fundamentos para escribir una propuesta/oferta que realmente gane.

Una propuesta/licitación destacada es la puerta de entrada de tu organización a oportunidades de trabajo lucrativas. Es un documento formal que describe los productos o servicios que puedes proporcionar para atender las necesidades específicas de un cliente.

Cuando un cliente quiere subcontratar un esfuerzo de trabajo o proyecto, típicamente publicará una solicitud de propuesta (RFP). Esta es tu invitación para presentar una propuesta/licitación que demuestre que eres la organización correcta para llevar a cabo ese trabajo para ellos.

Los clientes a menudo reciben varias propuestas en respuesta a su RFP. Una propuesta/licitación mala o mal formulada definitivamente puede hacerte perder una oportunidad, por lo que es importante asegurarse de que tu propuesta/licitación pueda competir entre la competencia.

El aspecto de tu oferta/propuesta puede variar dependiendo del proyecto, cliente e industria. Sin embargo, hay algunas características que son universalmente esenciales.

Estas incluyen:

• Un resumen ejecutivo.
• Detalles del proyecto, incluyendo el alcance del trabajo y la metodología.
• Los precios y el presupuesto.
• Tus calificaciones y experiencia.
• Propuesta de valor.
• Gráficos claros y persuasivos.

Los clientes a menudo especifican encabezados o estructuras que quieren ver en una oferta/propuesta dentro de su RFP. Siempre debes seguir las especificaciones del cliente: estas tienen precedencia sobre cualquier consejo que puedas leer en otros lugares.

Puede sonar obvio, pero tu primer paso cuando se publica una RFP es leerla cuidadosamente. Desde las reglas de formato y las pautas de estructura hasta los requisitos clave para el trabajo, necesitas entender exactamente lo que el cliente está buscando.

Una matriz de cumplimiento es esencialmente solo una lista de todas las necesidades y requisitos del cliente. Tener una matriz de cumplimiento significa que puedes planificar tu licitación/propuesta para cubrir cada requisito. También significa que puedes revisar fácilmente la propuesta terminada para asegurar que cubra todo lo que necesita.

Si estás presentando una licitación/propuesta, ya deberías haber comunicado con el cliente antes de la publicación de la RFP. Si quieres destacar, debes asegurar que estés incluyendo todo lo que sabes sobre las necesidades y valores del cliente en tu matriz de cumplimiento, ya sea que aparezca en la RFP o no.

Es crucial que desarrolles un plan sólido antes de comenzar a escribir. Una planificación deficiente puede resultar en trabajo inconsistente, y corres el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos debido a retrabajos extensos.

Deberías tener un plan de contenido sólido que describa los encabezados y subencabezados que utilizarás. También es una buena idea asegurarte de que haya un esquema claro de lo que se discutirá en cada sección, incluyendo dónde se abordará cada requisito del cliente.

Necesitas asegurarte de tener una concepción clara de los temas ganadores de tu organización, así como de tus características, beneficios y diferenciadores. Integra estos elementos en tu plan para que todos estén cubiertos de manera lógica que se vincule con los requisitos relevantes.

Deberías intentar comenzar tu resumen ejecutivo temprano en el proceso, por ejemplo, después de la reunión inicial. Es la sección que será más examinada, por lo que es vital que le dediques la atención que merece. El resumen ejecutivo debe incluir:

• Los objetivos comerciales del cliente.
• Una introducción a tu solución.
• El precio.
• Los próximos pasos.

El resumen ejecutivo debe destacar tu comprensión del proyecto y los puntos clave de venta. Habrá algunas personas en el proceso de evaluación que solo lean el resumen ejecutivo y no toda la licitación/propuesta. Tienes que asegurarte de que esta sección capture la atención de tu cliente y proporcione una descripción general convincente de tu propuesta.

Tu propuesta/oferta debe describir los entregables, hitos y cronogramas, tan específicamente como sea posible. Puedes usar esta sección para delinear el enfoque o metodología que emplearás para ejecutar el proyecto exitosamente. El cliente debe obtener de la lectura de esta parte una imagen clara de cómo es trabajar contigo.

Debes demostrar que serás capaz de completar el trabajo de manera que satisfaga las necesidades del cliente, incluyendo cualquier estrategia innovadora y herramientas que puedan diferenciarte de la competencia.

Es importante ser transparente sobre tu precio en la propuesta. Es fácil evitar ser directo sobre tu precio por temor a que te elimine inmediatamente de la competencia. Sin embargo, es importante asegurarse de que los costos estén desglosados claramente y justificados. Esto significa que tu cliente puede ver dónde está el valor por el dinero.

Podrías estructurar tu sección de precios como un argumento de la siguiente manera:

• Clarifica las necesidades del cliente.
• Establece tus costos claramente.
• Muestra el valor por el dinero demostrando cómo se beneficiará el cliente, por ejemplo, el retorno de la inversión.
• Resume el valor de tu solución para las necesidades de tu cliente.

Asegúrate de incluir evidencia de los beneficios de tu solución a lo largo de toda tu propuesta. Podrías describir los éxitos que has tenido en el pasado, particularmente en contratos similares. Podrías destacar las calificaciones y experiencia de tu equipo, y cualquier dato que tengas para mostrar los beneficios que han recibido clientes anteriores.

Los puntos de prueba efectivos podrían incluir:

• Estudios de caso e historias de éxito.
• Citas y testimonios de clientes.
• Premios y reconocimientos.
• Ejemplos de superación de desafíos.
• Evidencia del cumplimiento de los requisitos del cliente.

Debes vincular explícitamente tus puntos de prueba con las necesidades y requisitos del cliente. También debes asegurarte de que los puntos de prueba que uses tengan evidencia cuantitativa adjunta y que sean verificables. Esto los hace más persuasivos para el cliente.

• Optimiza tu oferta/propuesta para lectura rápida: Usa encabezados y subtítulos claros. Coloca tus puntos más importantes al inicio de cada sección para que sean imposibles de pasar por alto.
• Enfócate en el cliente: Usa el nombre de tu cliente más a menudo que el de tu organización. Pon el nombre de tu cliente antes que el de tu organización en tus oraciones. Usa la terminología y el lenguaje que tu cliente utiliza. No asumas que encontrarán beneficios en las características que tú consideras más impresionantes. En su lugar, investiga a tu cliente y comprende su mentalidad para que puedas redactar con eso en mente.
• Redacta de manera persuasiva: Asegúrate de comprender realmente a tu cliente y apela a lo que sabes que le importa. Usa puntos de prueba y estructura tus secciones como estructurarías un argumento.
• Demuestra claramente tu valor: Describe qué puede esperar el cliente cuando trabaje contigo. Prioriza el describir los beneficios que el cliente recibirá de tu solución por encima de las características que tiene tu organización. Haz conexiones explícitas entre lo que ofreces y lo que te han dicho que necesitan.
• Presta atención a los detalles: Asegúrate de que tu oferta/propuesta esté lo más libre posible de errores de ortografía y gramática. Aunque algunos errores tipográficos no van a arruinar todo tu esfuerzo, la oferta/propuesta es una oportunidad para demostrar esa atención al detalle tan importante.

• El objetivo de una propuesta/oferta es persuadir al cliente de que eres la mejor opción.
• Tu propuesta/oferta necesita mostrar qué tan 'sintonizado' estás con el cliente.
• Es esencial planificar tu propuesta/oferta antes de escribirla.
• Asegúrate de entender los temas ganadores de tu organización, y las características, beneficios y diferenciadores de tu solución.
• Escribe tu resumen ejecutivo temprano y asegúrate de que capture la atención del cliente.
• Proporciona una visión general clara y realista de tus planes específicos para completar el proyecto desde una perspectiva logística.
• Sé transparente sobre tu precio, pero persuade al cliente de que valdrá la pena por el retorno que recibirá.
• Demuestra las capacidades y el éxito de tu organización utilizando evidencia cuantificable y verificable.
• No dejes que tus clientes llenen los vacíos sobre cómo tu solución los beneficia: conecta todo lo que escribas con las necesidades y requisitos del cliente.

Que se te adjudique un contrato o no, no depende enteramente de la calidad de tu propuesta. Sin embargo, una propuesta deficiente puede causar mucho daño a tus posibilidades.

Participar en programas de capacitación o talleres puede mejorar las habilidades de redacción de ofertas y mantenerte actualizado sobre las mejores prácticas de la industria. El aprendizaje continuo y el desarrollo de habilidades mejoran la efectividad como redactor de ofertas, aumentando las posibilidades de ganar contratos y proyectos.

La Association of Proposal Management Professionals es considerada la autoridad mundial en mejores prácticas de ofertas/propuestas, y ofrece múltiples certificaciones que pueden ayudarte a escribir las mejores ofertas/propuestas posibles.

El programa de formación y certificación Foundation equipa a las personas con habilidades, conocimientos y terminología esenciales de la industria. Las Micro-Certificaciones proporcionan perspectivas más profundas en áreas especializadas. Con estas certificaciones, los profesionales pueden entregar con confianza trabajo de alta calidad, priorizando siempre a los clientes y consumidores.

Comienza tu trayectoria y valida tus habilidades con APMP Foundation y varias Micro-Certificaciones.

Avanza tu carrera y demuestra tu experiencia en las mejores prácticas de Licitaciones y Propuestas con las certificaciones APMP Practitioner y Capture Practitioner. Estas credenciales confirman tu capacidad para implementar las mejores prácticas en tu trabajo diario. Ya sea que estés guiando a tu equipo hacia una propuesta exitosa con la certificación Practitioner o gestionando la búsqueda de oportunidades comerciales complejas con la certificación Capture, estas certificaciones resaltan tus habilidades profesionales.

Eleve su posición como líder en la industria de Licitaciones y Propuestas al obtener la prestigiosa certificación APMP Professional. Esta certificación reconoce y valida los logros profesionales de una persona. Evalúa las competencias demostradas por el individuo y evalúa un Documento de Impacto Profesional en Propuestas (PPIP), reflejando y mostrando experiencia, habilidades y capacidades reales en el mundo de las propuestas.