Projekterfolg mit dem Five Case Model vorantreiben: Ein Gespräch mit Dr. Joe Flanagan

Dr. Joe Flanagan, ein erfahrener Experte im öffentlichen Dienst und in der Projektabwicklung, ist vor allem als Begründer der Five-Case-Model-Methodik und Autor der HM-Treasury-Leitfäden zur Entwicklung von Programm- und Projektbusiness-Cases bekannt. Mit über 50 Jahren Erfahrung im öffentlichen Dienst hat Joes Arbeit maßgeblich dazu beigetragen, wie wir die Entwicklung von Business Cases für Programme und Projekte sowohl im Vereinigten Königreich als auch international verstehen. Seine Arbeit hat sowohl dem öffentlichen als auch dem privaten Sektor geholfen, fundiertere und kosteneffizientere Entscheidungen bei Investitionen sowie der Programm- und Projektabwicklung zu treffen.

In diesem Artikel beleuchten wir Joes Gedanken zur anhaltenden Relevanz des Five Case Model, warum so viele Projekte die Erwartungen nicht erfüllen und was wir tun können, um die Programm- und Projektabwicklung künftig zu verbessern.

Ein reicher Erfahrungsschatz im öffentlichen Dienst

Joes Karriere erstreckt sich über mehrere Jahrzehnte und umfasst bedeutende Positionen, darunter die des Commercial Director für NHS IT in England und Wales sowie die Beteiligung am National Programme for IT (NPfIT) und die des Director of Investment Policy and Appraisal für NHS Wales, wo er Health Boards und die walisische Regierung bei der Entwicklung und Bewertung ihrer Vorhaben begleitete.

Joe begann seine Laufbahn 1972 bei HM Treasury und arbeitete bis zu seinem Eintritt in den Ruhestand im Jahr 2017 mit zahlreichen ausländischen Regierungen und Behörden zusammen, darunter über 30 britische Regierungsministerien bei unzähligen Projekten.

Nach seiner Pensionierung ist Joe weiterhin maßgeblich aktiv, insbesondere in seiner Rolle als Joint Chief Examiner für das Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.

Das Five Case Model ist mittlerweile eine etablierte Methodik zur Bewertung der Tragfähigkeit von Investitionsvorhaben, und Joe ist überzeugt, dass sie Bestand haben wird. Die fünf zentralen Fragen des Modells – die strategische, wirtschaftliche, kommerzielle, finanzielle und managementbezogene Dimension eines Business Case abdeckend – bieten einen robusten Rahmen für die Entscheidungsfindung. Sie stellen sicher, dass Projekte mit den strategischen Zielen übereinstimmen, ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, finanzierbar sind und sowohl kommerziell als auch realistisch umgesetzt werden können.

Joe erklärt: „Unabhängig davon, ob wir es Five Case Model nennen oder nicht – das sind grundlegende Fragen, die nicht verschwinden werden": Im Kern ist das Five Case Model gekommen, um zu bleiben, weil diese zentralen Fragen die Grundlagen jedes erfolgreichen Projekts ansprechen. Ein erhebliches Problem bei heutigen Business Cases besteht darin, dass sie oft zu umfangreich und zeitaufwendig in der Erstellung sind. Joe ist der Meinung, dass sich dies vermeiden lässt, wenn die Beteiligten die im Leitfaden beschriebenen wesentlichen Schritte und Maßnahmen befolgen und die darin enthaltenen Empfehlungen pragmatisch und verhältnismäßig interpretieren und anwenden.

Trotz des soliden Rahmens, den das Fünf-Säulen-Modell bietet, haben viele Organisationen nach wie vor Schwierigkeiten, wirksame Business Cases zu entwickeln. Joe nennt einen zentralen Grund dafür: Häufig stürzen sich Unternehmen in Projekte, ohne die grundlegenden Fragen, die das Fünf-Säulen-Modell adressiert, wirklich durchdacht zu haben. Allzu oft werden Business Cases erst im Nachhinein verfasst – nachdem ein Projekt bereits begonnen hat –, was zu einer suboptimalen Planung führt.

Joe weist darauf hin, dass eines der größten Probleme bei der Projektdurchführung – sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor – der Mangel an sorgfältiger Planung vor dem Einsatz von Ressourcen ist. „Sobald man erkennt, dass nur eines von zehn Projekten termingerecht, spezifikationskonform und im Kostenrahmen abgeschlossen wird, wird das Problem offensichtlich", sagt Joe: „Die meisten Projekte überziehen ihr Budget, liefern weniger als erwartet und dauern deutlich länger als geplant."

Es ist der Mangel an strukturiertem Denken vor dem Start von Projekten, der zu Ineffizienzen und Kostenüberschreitungen führt – und häufig weicht das Endergebnis weit von den ursprünglichen Erwartungen ab.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse von Joe ist, dass Menschen der entscheidende Faktor für den Projekterfolg sind. Werkzeuge, Techniken und Methoden wie das Five Case Model sind zwar unverzichtbar, aber sie entfalten ihre Wirkung nur, wenn die richtigen Personen in den Prozess eingebunden sind. Die Einbindung der richtigen Stakeholder und die Förderung eines kooperativen Umfelds in wichtigen Workshops können bei der Entwicklung eines soliden Business Case einen entscheidenden Unterschied machen.

Joe fuhr fort: „Zu oft konzentrieren sich Menschen auf das ‚Schreiben des Business Case', aber es geht ums Denken, nicht ums Schreiben. Der Prozess dreht sich ganz um die Eingrenzung und Planung eines Interventions- und Ausgabenvorschlags; der Business Case ist lediglich das Repository für die Evidenzbasis."

Joe beschreibt zwei wichtige Workshops, die dabei helfen sollen: Der erste konzentriert sich auf die Definition der Begründung für Veränderungen und Investitionsziele, während im zweiten verschiedene Optionen erarbeitet und Lösungen bewertet werden. Er bemerkt: „Wenn Sie die richtigen Menschen einbinden, erhalten Sie die richtigen Antworten."

Joe hebt ein zentrales Framework hervor, das er in das Treasury Green Book eingeführt hat: den Options Framework Filter. Dieser hilft Projektteams dabei, eine breite Palette von Optionen zu bewerten, anstatt einfach die scheinbar einfachste oder praktischste zu wählen. Indem alle Möglichkeiten systematisch durchdacht werden, können Teams vermeiden, einen Business Case im Nachhinein um eine bereits getroffene Entscheidung herum zu konstruieren.

Joe erläuterte: „Der Hauptvorteil des Options Framework Filters liegt in seiner Fähigkeit, wichtigen Stakeholdern zu helfen, sowohl schnell als auch überlegt zu denken und Optionen für ein Vorhaben während eines Workshops rasch zu identifizieren und zu bewerten. Er lässt sich auf Richtlinien, Portfolios, Programme und Projekte gleichermaßen anwenden."

Seinen früheren Gedanken weiter ausführend, sagte Joe: „Zu viele öffentliche Beschaffungsverfahren weltweit schaffen es nicht, einen optimalen Gegenwert zu erzielen, weil sie das ‚Beste des Schlechtesten' aus einer schlecht konzipierten Auswahlliste nehmen, anstatt von Anfang an die breite Palette möglicher Optionen in einer Longlist zu ermitteln."

Durch die Einbindung des Options Framework Filters in Workshops mit den richtigen Stakeholdern und Endnutzern lässt sich diese Herausforderung effektiv bewältigen, was zu einem verbesserten öffentlichen Nutzen aus bestehenden Ausgaben führt.

Die Entwicklung kritischer Denkfähigkeiten ist für alle, die an der Erstellung von Business Cases beteiligt sind, unerlässlich. Joe ist überzeugt, dass der Schlüssel zur Förderung solcher Fähigkeiten in strukturierten Workshops liegt, die die Teilnehmenden durch die verschiedenen Planungsphasen führen. Er erinnert sich an einen Workshop, in dem zwei Gruppen – eine mit Fokus auf IT und eine auf Servicetransformation – zunächst unterschiedliche Vorstellungen über den Zweck eines Projekts hatten. Durch einen strukturierten Ansatz gelang es ihnen jedoch, ihre Sichtweisen in Einklang zu bringen und ihre Investitionsziele zu klären.

Joe setzt sich außerdem nachdrücklich dafür ein, Endnutzerinnen und Endnutzer in den Prozess einzubinden. Die Einbeziehung der Menschen, die letztendlich von einem Projekt profitieren oder es nutzen werden, kann zu effektiveren, innovativeren und kostengünstigeren Lösungen führen. Er schildert ein eindrucksvolles Beispiel aus einem Straßenbauprojekt, bei dem LKW-Fahrer dabei halfen, eine einfache Lösung für ein Verkehrsproblem zu finden: die Anlage von Rastbuchten zur Entlastung des Verkehrsflusses – anstelle der ursprünglich geplanten, kostspieligen Straßenerweiterung.

Nach Joes Auffassung beschränkt sich eine erfolgreiche Projektdurchführung nicht allein auf den privaten oder öffentlichen Sektor. Sogar die Politikentwicklung kann von dem strukturierten Denken profitieren, das das HM Treasury Green Book fördert. Joe hat mit Regierungen zusammengearbeitet, um Green-Book-Instrumente und -Techniken zur Entwicklung von Politik- und Programmstrategien einzusetzen – ein Ansatz, der in der traditionellen Politikentwicklung selten zu sehen ist.

Er ist der Überzeugung, dass gute Politik auf durchdachter Planung statt auf Ad-hoc-Entscheidungen basieren sollte. Politiker, so sagt er, entwickeln häufig Maßnahmen aus dem Stegreif – etwa die Idee eines Hochgeschwindigkeitszuges – und versuchen dann erst herauszufinden, wo dieser verlaufen soll. Ein besserer Ansatz würde darin bestehen, die Ziele einer Maßnahme von Anfang an zu durchdenken und sicherzustellen, dass alle Investitionen von Beginn an auf diese Ziele ausgerichtet sind.

Aus Joes Sicht lässt sich die Verbesserung der Projekt- und Programmabwicklung auf zwei wesentliche Aspekte reduzieren: die richtigen Personen einzubinden und einen strukturierten, durchdachten Ansatz bei der Entwicklung von Business Cases zu verfolgen. Indem wir von Anfang an die richtigen Fragen stellen, Stakeholder in bedeutungsvolle Gespräche einbeziehen und das Fünf-Säulen-Modell anwenden, können wir bessere Entscheidungen treffen und kostspielige Fehler vermeiden.

Die zentrale Erkenntnis aus Joes Ausführungen liegt auf der Hand: Erfolgreiche Projekte und Programme erfordern sorgfältiges Denken, Zusammenarbeit und Planung. Mit Blick auf die Zukunft ist es entscheidend, diese Grundsätze und Instrumente sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor konsequenter anzuwenden, um den bestmöglichen Nutzen aus unseren Investitionen zu ziehen.

Wenn aus diesem Gespräch eine Erkenntnis besonders hervorsticht, dann diese: Auch wenn Rahmenwerke und Modelle wie das Fünf-Säulen-Modell wichtig sind, sind es letztlich die Menschen, die damit arbeiten – die kritisch denken, effektiv zusammenarbeiten und fundierte Entscheidungen treffen –, die den Projekterfolg maßgeblich bestimmen.

Das Training und die Zertifizierung für Better Business Cases basieren auf dem „Five Case Model" – dem Best-Practice-Ansatz der britischen Regierung zur Entwicklung von Ausgabenvorschlägen und zur Unterstützung effektiver Geschäftsentscheidungen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Vorschläge entwickeln können, die eine Initiative präzise umreißen und die Unterstützung des Managements sowie die erforderliche Finanzierung sichern, besuchen Sie unsere Better Business Cases-Produktseite.