Qu'est-ce que la gestion Earned Value et pourquoi est-elle importante ?

La gestion de la valeur acquise (GVA) est une technique de gestion de projet qui intègre la portée, le calendrier et les coûts pour évaluer la performance et les progrès d'un projet. À quelle fréquence constatez-vous que le coût estimé pour terminer un projet est trop bas et qu'en fait, il dépasse le budget ? Ou avez-vous déjà eu besoin de réorienter la trajectoire d'un projet ?

En fournissant des données quantitatives, la GVA aide les gestionnaires à mesurer objectivement la quantité de travail accompli, ce qui est planifié, et donc comment optimiser au mieux les résultats, les risques et les changements.

La force d'EVM réside dans sa capacité à connecter trois éléments fondamentaux du projet—coût, calendrier et périmètre en un seul système intégré de mesure de performance. Ce niveau de visibilité fait passer la gestion de projet à un nouveau niveau en maintenant les initiatives sur la bonne voie, en identifiant les risques précocement et en priorisant les décisions fondées sur les données.

EVM fournit une approche structurée du suivi et de la prévision de projet ainsi que les avantages suivants :

L'EVM vous aide à suivre la performance d'un projet en temps réel. En fournissant une image claire du statut actuel du projet en termes de portée, de temps et de coût, cela permet aux partenaires et aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées en temps opportun.

EVM s'appuie sur des indicateurs quantitatifs plutôt que sur des évaluations subjectives — alors dites adieu aux estimations de projet basées sur l'intuition. Cette objectivité garantit que toutes les parties prenantes sont alignées dans leur compréhension de l'état du projet.

Les métriques EVM peuvent être facilement visualisées et communiquées par le biais de graphiques et de rapports, ce qui explique pourquoi elles ont gagné en popularité dans les tableaux de bord de direction. En affichant les métriques EVM d'une manière facile à obtenir et à interpréter, cette clarté aide à favoriser la confiance et améliore la prise de décision collaborative.

En examinant les tendances de performance actuelles, l'EVM permet une prévision plus précise des résultats de projet, tels que les coûts finaux et les dates d'achèvement. Cette prévision soutient une meilleure planification stratégique et allocation des ressources.

L'un des principaux avantages de l'EVM est sa capacité à détecter les problèmes de performance de manière précoce. En analysant les écarts et les indices de performance, les gestionnaires peuvent identifier les retards potentiels ou les dépassements de budget avant qu'ils ne deviennent critiques.

Allant encore plus loin, la méthode de la valeur acquise prend également en charge des stratégies proactives d'atténuation des risques. Les risques potentiels peuvent être identifiés grâce à l'analyse de tendances et aux indicateurs de performance, ce qui nous amène au dernier avantage de la méthode de la valeur acquise…

Les organisations peuvent utiliser les données EVM pour comparer les performances entre les projets. Au fil du temps, cela aide à affiner les processus de gestion de projet et améliorer l'efficacité globale.

Pour comprendre la GVA, il est essentiel de se familiariser avec quelques concepts fondamentaux : la valeur planifiée, la valeur acquise et le coût réel. Si vous êtes intimement familiarisé avec la terminologie de gestion de projet, alors ces mots vous seront familiers. Voici des définitions qui nous aideront à naviguer dans les calculs GVA plus avancés.

Valeur Planifiée (VP) : Le coût estimé approuvé du travail prévu pour être terminé à une certaine date.

Cette mesure peut également être connue sous le nom de coût budgété du travail planifié (CBTP), cependant de plus en plus de professionnels adoptent le terme plus court et l'acronyme VP. En règle générale, la VP devrait être calculée par tâches individuelles puis additionnée pour trouver la VP totale du projet. Utilisons le scénario suivant pour calculer la VP :

La tâche A doit créer 100 gadgets en 4 semaines. À la deuxième semaine, 50 gadgets ont été fabriqués. Si le coût pour créer un gadget est de 200 $, alors quelle est la valeur planifiée ?

Pour trouver la valeur planifiée, prenez le pourcentage de travail terminé (50 % dans ce cas) multiplié par le coût budgété (20 000 $).

• 50 % x 20 000 $ = 10 000 $.
• VP = 10 000 $

À partir de ce scénario simplifié, vous pouvez supposer que 10 000 $ seront alloués pour fabriquer les 50 gadgets restants.

Ainsi, la valeur planifiée aide à répondre à la question : « Combien le travail devrait-il coûter ? »

Earned Value (EV) : Autrement connu sous le nom de coût budgété du travail réalisé (CBTR), il s'agit du coût estimé du travail réellement terminé.

Cette valeur aide à répondre à « combien de travail a été fait ? » Basé sur le budget du projet, l'EV peut être trouvé avec la formule suivante :

• EV = % Terminé (Réel) x Budget de la Tâche
• EV = 75 % x 10 000 $
• EV = 7 500 $

Autrement dit, l'EV est la « valeur du travail accompli à ce jour » et peut aider les gestionnaires de projet lors de la communication des progrès et des réalisations associés à un projet.

Coût Réel (CR) : Le coût réel engagé pour le travail terminé. Vous avez peut-être aussi entendu cette valeur appelée dépenses réelles (DR), ou coût réel du travail réalisé (CRTR). Cela aide à répondre à la question « combien ce travail a-t-il réellement coûté ? »

Comme formule, le CR est simplement la somme des dépenses :

• CR = somme des dépenses associées à la tâche*

*Ce montant devrait inclure des éléments comme les matériaux, l'équipement, la main-d'œuvre et autres dépenses fixes.

Combinés, ces trois éléments forment la base de tous les calculs et analyses GVA. La valeur planifiée (VP) est déterminée par la référence de coût et d'échéancier ; la valeur acquise (EV) vous dit, en termes physiques, ce que le projet a accompli ; et le coût réel (CR) est déterminé par le coût réel engagé sur le projet.

En les comparant, les gestionnaires de projet peuvent évaluer si un projet est en avance ou en retard sur l'échéancier et au-dessus ou en dessous du budget.

Comprendre comment calculer les métriques EVM clés est essentiel pour appliquer la méthode efficacement. En utilisant le même scénario ci-dessus impliquant 100 gadgets, voici les calculs essentiels utilisés dans la gestion de la valeur acquise :

L'écart de planning indique si un projet est en avance ou en retard sur le calendrier. C'est le rythme du projet et montre si vous travaillez plus rapidement ou plus lentement que prévu, en accélérant ou en décélérant.  Un SV positif signifie que le projet est en avance sur le calendrier, tandis qu'un SV négatif indique qu'il est en retard.

Formule :

SV = EV - PV

Exemple : Si EV = 7 500 $ et PV = 10 000 $ :

SV = 7 500 $ - 10 000 $ = - 2 500 $*

SV = - 2 500 $

*Le projet est EN RETARD de 2 500 $ de travail.

L'écart de planning peut vous aider à détecter l'accélération ou le glissement d'un projet, que ce soit en termes d'argent ou de temps.

L'indice de performance des délais (SPI) mesure l'efficacité du calendrier. Une valeur supérieure à 1 indique une performance meilleure que prévue, et une valeur inférieure à 1 indique un retard.

Formule :

SPI = EV / PV

Exemple : Si EV = 7 500 $ et PV = 10 000 $ :

SPI = 7 500 $ / 10 000 $ = 0,75*

*Le projet fonctionne à 75 % d'efficacité des délais. Plus lent que prévu.

Cela peut être utile pour comprendre à quelle vitesse vous terminez le travail selon le plan. En tant que mesure relative, le SPI est également utile pour les tableaux de bord exécutifs et pour comparer les projets dans le temps.

L'Écart de Coût indique si un projet est en dessous ou au-dessus du budget. Un ÉC positif signifie que le projet est en dessous du budget, et un ÉC négatif signifie qu'il dépasse le budget.

Formule :

ÉC = VA - CR

Exemple : Si VA = 7 500 $ et CR = 20 000 $ :

ÉC = 7 500 $ - 20 000 $ = -12 500 $*

*Le projet gadgets dépasse le budget de 12 500 $.

À tout moment pendant le projet, vous pouvez évaluer si vous êtes en dessous ou au-dessus du budget. Beaucoup trouvent cette valeur utile pour compiler les révisions budgétaires ou pour déterminer si une correction de trajectoire est nécessaire pour un projet.

Similaire au SPI, l'indice de performance des coûts (CPI) évalue l'efficacité des coûts. Un CPI supérieur à 1 signifie que le projet performe plus efficacement que le budget ; en dessous de 1, cela signifie qu'il performe moins efficacement que le budget.

Formule :

CPI = EV / AC

Exemple : Si EV = 7 500 $ et AC = 20 000 $ :

CPI = 7 500 $ / 20 000 $ = 0,375*

*Le projet fonctionne avec une efficacité des coûts de 37,5 %, ce qui représente une faible efficacité.

Cela vous aide à mieux comprendre la valeur que vous obtenez par rapport à l'effort nécessaire. Cette mesure est également utile pour les décisions au niveau du portefeuille lorsqu'elle est utilisée dans les rapports de santé des projets.

La variance à l'achèvement (VAC) prévoit l'écart de coût à la fin du projet. Elle représente le montant de dépassement (VAC négative) ou d'économie (VAC positive) attendu pour un projet. Pour trouver cette valeur, vous aurez besoin du budget à l'achèvement (BAC) et de l'estimation à l'achèvement (EAC), comme indiqué ci-dessous :

• BAC : Le budget total du projet ; dans notre scénario : 20 000 $
• EAC :
  • Formule pour EAC = AC + (BAC – EV)*
    • EAC = 20 000 $ + (20 000 $ - 7 500 $)
    • EAC = 32 500 $

*Remarque : l'EAC fournie ne s'ajuste pas aux tendances de performance en cours. Si vous devez réviser le budget, vous devrez prendre en compte la performance du calendrier et des coûts du projet. Pour une prévision plus complète, utilisez la formule suivante :

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SP)

EAC= 20 000 $ + [(20 000 $ - 7 500 $) / (0,375 x 0,75)]

20 000 $ + 12 500 $ / 0,28

20 000 $ + 44 444 $

64 444 $

En rassemblant les deux valeurs, nous comparerons le BAC à l'EAC en utilisant la formule suivante

Formule de l'Écart à l'achèvement (VAC) :

VAC = BAC - EAC

Exemple : Si BAC = 20 000 $ et EAC = 64 444 $ :

VAC = 20 000 $ - 64 444 $ = -44 444 $*

*Le projet devrait se terminer avec un dépassement budgétaire de 44 444 $.

Les métriques EVM sont plus puissantes lorsqu'elles sont utilisées ensemble. Par exemple, un SPI élevé et un CPI faible indiquent que le projet est en avance sur le calendrier mais dépense plus que prévu. Les gestionnaires peuvent utiliser ces informations pour rééquilibrer les ressources ou revoir la portée du projet.

La visualisation des données est essentielle. Qu'il s'agisse de soumettre un rapport ou de maintenir un tableau de bord, avoir la tendance ou la trajectoire globale d'un projet convertie en tableau peut communiquer des informations complexes d'un coup d'œil.

Lors de l'examen de vos données et de leur représentation sur un axe Y (coût) et un axe X (temps), voici quelques conseils pour comprendre rapidement ce que communiquent les lignes du graphique.

Par exemple, plus la ligne EV est pentue, plus le travail est réalisé rapidement. Si la ligne se stabilise, cela signifie que la production s'est arrêtée.

De plus, si votre ligne AC semble augmenter plus rapidement que votre ligne EV, alors vous dépensez plus que prévu pour effectuer le travail. Cela peut indiquer des inefficacités dans la portée ou l'allocation des ressources, mais c'est un indicateur clair que la performance financière d'un projet se détériore.

L'EVM est une question d'équilibre. Idéalement, cela signifierait que votre ligne de valeur acquise reste proche de votre ligne de valeur planifiée (PV) et de même pour votre ligne de coût réel (AC).

La gestion de la valeur acquise est plus qu'un ensemble de formules—c'est une approche globale pour comprendre la santé d'un projet en temps réel. Elle combine les données de coût, de portée et de calendrier dans un système intégré unifié qui permet des décisions éclairées et une gestion proactive.

En tirant parti de l'EVM :

• Les chefs de projet ont plus de chances de livrer les projets à temps et dans les limites du budget.
• Les organisations peuvent améliorer la prévision et la planification stratégique.
• Les équipes peuvent collaborer plus efficacement avec des indicateurs de performance clairs et objectifs.

Dans les environnements de projet d'aujourd'hui, qui évoluent rapidement et sont complexes, adopter l'EVM n'est pas seulement bénéfique—c'est essentiel. Que vous gériez des infrastructures à grande échelle ou du développement logiciel agile, l'EVM fournit la vision nécessaire pour réussir.

Pour les professionnels cherchant à faire progresser leur carrière, maîtriser l'EVM constitue un atout majeur. Obtenir une certification en gestion de la valeur acquise approfondit non seulement votre compréhension de l'analyse de performance de projet, mais démontre également un haut niveau de compétence aux employeurs.

De plus, les professionnels certifiés sont souvent mieux positionnés pour diriger des projets complexes, communiquer plus efficacement avec les parties prenantes, et livrer des résultats alignés sur les objectifs commerciaux.

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• Comment établir une référence de mesure de la performance pour un projet.
• Comment concevoir et évaluer les processus de collecte de données Earned Value pour un projet spécifique.
• Interpréter les données Earned Value pour un scénario donné et formuler des recommandations sur les actions appropriées.
• Gérer les modifications d'une référence de mesure de la performance de manière appropriée.
• Prendre en compte le risque dans la planification, l'exécution et l'évaluation d'un projet Earned Value.
• Comment appliquer des méthodes pour examiner l'intégrité, la validité et la performance d'un système de gestion Earned Value.