Wie man ein Angebot oder einen Vorschlag verfasst

Den spielverändernden Vertrag zu bekommen beginnt mit einem entscheidenden Dokument: einem Angebot/Vorschlag. Aber was braucht es, um ein Angebot/einen Vorschlag zu erstellen, der die Konkurrenz überstrahlt? Schnallen Sie sich an, denn wir erklären die Grundlagen für das Verfassen eines Angebots/Vorschlags, der tatsächlich gewinnt!

Ein herausragendes Angebot ist das Tor Ihrer Organisation zu lukrativen Arbeitsmöglichkeiten. Es handelt sich um ein formelles Dokument, das die Produkte oder Dienstleistungen beschreibt, die Sie anbieten können, um die spezifischen Bedürfnisse eines Kunden zu erfüllen.

Wenn ein Kunde eine Arbeitsaufgabe oder ein Projekt auslagern möchte, wird er normalerweise eine Angebotsanfrage (RFP) veröffentlichen. Dies ist Ihre Einladung, ein Angebot einzureichen, das beweist, dass Sie die richtige Organisation sind, um diese Arbeit für sie zu übernehmen.

Kunden erhalten oft mehrere Angebote als Antwort auf ihre RFP. Ein schlechtes oder unzureichend formuliertes Angebot kann Ihnen definitiv eine Gelegenheit kosten, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sich Ihr Angebot gegen die Konkurrenz behaupten kann.

Wie Ihr Angebot/Vorschlag aussieht, kann je nach Projekt, Kunde und Branche variieren. Es gibt jedoch einige Merkmale, die universell unverzichtbar sind.

Dazu gehören:

• Eine Zusammenfassung.
• Details des Projekts, einschließlich Arbeitsumfang und Methodik.
• Die Preisgestaltung und das Budget.
• Ihre Qualifikationen und Erfahrungen.
• Wertversprechen.
• Klare und überzeugende Grafiken.

Kunden geben oft Überschriften oder Strukturen vor, die sie in einem Angebot/Vorschlag innerhalb ihrer Ausschreibung sehen möchten. Sie sollten immer den Vorgaben des Kunden folgen – diese haben Vorrang vor allen Ratschlägen, die Sie anderswo lesen mögen.

Es mag offensichtlich klingen, aber Ihr erster Schritt, wenn eine Ausschreibung veröffentlicht wird, ist, sie sorgfältig zu lesen. Von Formatierungsregeln und Strukturrichtlinien bis hin zu den wesentlichen Anforderungen für die Arbeit müssen Sie genau verstehen, wonach der Kunde sucht.

Eine Compliance-Matrix ist im Wesentlichen nur eine Liste aller Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden. Eine Compliance-Matrix zu haben bedeutet, dass Sie Ihr Angebot so planen können, dass es jede Anforderung abdeckt. Es bedeutet auch, dass Sie das fertige Angebot einfach überprüfen können, um sicherzustellen, dass es alles abdeckt, was es soll.

Wenn Sie ein Angebot einreichen, sollten Sie bereits vor der Veröffentlichung der Ausschreibung mit dem Kunden kommuniziert haben. Wenn Sie sich abheben möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles, was Sie über die Bedürfnisse und Werte des Kunden wissen, in Ihre Compliance-Matrix einbeziehen – unabhängig davon, ob es in der Ausschreibung erscheint oder nicht.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie einen soliden Plan entwickeln, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Schlechte Planung kann zu inkonsistenter Arbeit führen, und Sie laufen Gefahr, Zeit und Ressourcen durch umfangreiche Überarbeitungen zu verschwenden.

Sie sollten einen durchdachten Inhaltsplan haben, der die Überschriften und Zwischenüberschriften aufzeigt, die Sie verwenden werden. Es ist auch ratsam sicherzustellen, dass es eine klare Gliederung dessen gibt, was in jedem Abschnitt besprochen wird, einschließlich wo jede Kundenanforderung behandelt wird.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie eine klare Vorstellung von den Erfolgsthemen Ihrer Organisation haben – sowie von Ihren Eigenschaften, Vorteilen und Alleinstellungsmerkmalen. Integrieren Sie diese in Ihren Plan, damit sie alle auf logische Weise abgedeckt werden, die mit den relevanten Anforderungen verknüpft ist.

Sie sollten versuchen, Ihre Zusammenfassung früh im Prozess zu beginnen, z.B. nach dem Kick-off-Meeting. Es ist der Abschnitt, der am genauesten unter die Lupe genommen wird, daher ist es wichtig, dass Sie ihm die Aufmerksamkeit schenken, die er verdient. Die Zusammenfassung muss folgende Punkte enthalten:

• Die Geschäftsziele des Kunden.
• Eine Einführung in Ihre Lösung.
• Der Preis.
• Die nächsten Schritte.

Die Zusammenfassung sollte Ihr Verständnis des Projekts und die wichtigsten Verkaufsargumente hervorheben. Es wird einige Personen im Bewertungsprozess geben, die nur die Zusammenfassung und nicht das gesamte Angebot lesen. Sie müssen sicherstellen, dass dieser Abschnitt die Aufmerksamkeit Ihres Kunden auf sich zieht und einen überzeugenden Überblick über Ihr Angebot bietet.

Ihr Angebot/Vorschlag sollte die Ergebnisse, Meilensteine und Zeitpläne so konkret wie möglich darlegen. Sie können diesen Abschnitt nutzen, um den Ansatz oder die Methodik zu skizzieren, die Sie zur erfolgreichen Durchführung des Projekts einsetzen werden. Der Kunde sollte nach der Lektüre dieses Teils ein klares Bild davon haben, wie es ist, mit Ihnen zu arbeiten.

Sie sollten zeigen, dass Sie in der Lage sind, die Arbeit so zu erledigen, dass sie den Bedürfnissen des Kunden entspricht, einschließlich innovativer Strategien und Tools, die Sie von der Konkurrenz abheben könnten.

Es ist wichtig, in Ihrem Angebot transparent über Ihren Preis zu sein. Es ist verlockend, davor zurückzuschrecken, offen über Ihren Preis zu sprechen, aus Sorge, dass Sie dadurch sofort aus dem Rennen genommen werden. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die Kosten klar aufgeschlüsselt und begründet werden. Das bedeutet, dass Ihr Kunde erkennen kann, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis liegt.

Sie könnten Ihren Preisabschnitt wie eine Argumentation strukturieren:

• Verdeutlichen Sie die Bedürfnisse des Kunden.
• Geben Sie Ihre Kosten klar an.
• Zeigen Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis auf, indem Sie demonstrieren, wie der Kunde profitieren wird, z. B. die Kapitalrendite.
• Fassen Sie den Wert Ihrer Lösung für die Bedürfnisse Ihres Kunden zusammen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Belege für die Vorteile Ihrer Lösung durchgängig in Ihren Vorschlag einbauen. Sie könnten Erfolge beschreiben, die Sie in der Vergangenheit erzielt haben, insbesondere bei ähnlichen Aufträgen. Sie könnten die Qualifikationen und Erfahrungen Ihres Teams hervorheben sowie alle Daten, die Sie haben, um die Vorteile zu zeigen, die frühere Kunden erhalten haben.

Wirksame Belege könnten beinhalten:

• Fallstudien und Erfolgsgeschichten.
• Kundenzitate und Testimonials.
• Auszeichnungen und Anerkennungen.
• Beispiele für die Überwindung von Herausforderungen.
• Nachweis der Erfüllung von Kundenanforderungen.

Sie sollten Ihre Belege explizit mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden verknüpfen. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Belege, die Sie verwenden, quantitative Nachweise enthalten und verifizierbar sind. Das macht sie für den Kunden überzeugender.

• Optimieren Sie Ihr Angebot für das Überfliegen: Verwenden Sie klare Überschriften und Unterüberschriften. Setzen Sie Ihre wichtigsten Punkte an den Anfang jedes Abschnitts, damit sie unmöglich zu übersehen sind.
• Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt: Verwenden Sie den Namen Ihres Kunden häufiger als den Ihrer Organisation. Setzen Sie den Namen Ihres Kunden vor den Ihrer Organisation in Ihren Sätzen. Verwenden Sie die Terminologie und Sprache, die Ihr Kunde verwendet. Nehmen Sie nicht an, dass er in den Eigenschaften, die Sie für am beeindruckendsten halten, Vorteile finden wird. Erforschen Sie stattdessen Ihren Kunden und verstehen Sie seine Denkweise, damit Sie mit dieser im Hinterkopf schreiben können.
• Schreiben Sie überzeugend: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden wirklich verstehen und auf das eingehen, was Ihrem Kunden wichtig ist. Verwenden Sie Belege und strukturieren Sie Ihre Abschnitte wie eine Argumentation.
• Zeigen Sie Ihren Wert klar auf: Beschreiben Sie, was der Kunde erwarten kann, wenn er mit Ihnen zusammenarbeitet. Priorisieren Sie die Darstellung der Vorteile, die der Kunde aus Ihrer Lösung ziehen wird, gegenüber den Eigenschaften, die Ihre Organisation hat. Schaffen Sie explizite Verbindungen zwischen dem, was Sie anbieten, und dem, was sie Ihnen gesagt haben, dass sie brauchen.
• Achten Sie auf die Details: Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot so frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern wie möglich ist. Während ein paar Tippfehler wahrscheinlich nicht Ihre gesamten Bemühungen zunichte machen werden, ist das Angebot eine Gelegenheit, diese so wichtige Aufmerksamkeit für Details zu demonstrieren.

• Das Ziel eines Angebots ist es, den Kunden davon zu überzeugen, dass Sie die beste Wahl sind.
• Ihr Angebot muss zeigen, wie gut Sie auf den Kunden abgestimmt sind.
• Es ist unerlässlich, Ihr Angebot zu planen, bevor Sie es schreiben.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Gewinnthemen Ihrer Organisation und die Eigenschaften, Vorteile und Alleinstellungsmerkmale Ihrer Lösung verstehen.
• Schreiben Sie Ihre Zusammenfassung früh und stellen Sie sicher, dass sie die Aufmerksamkeit des Kunden auf sich zieht.
• Geben Sie einen klaren und realistischen Überblick über Ihre spezifischen Pläne zur Fertigstellung des Projekts aus logistischer Sicht.
• Seien Sie transparent bezüglich Ihres Preises, aber überzeugen Sie den Kunden davon, dass es sich für die Rendite lohnen wird, die er erhält.
• Demonstrieren Sie die Fähigkeiten und Erfolge Ihrer Organisation durch quantifizierbare und überprüfbare Belege.
• Lassen Sie Ihre Kunden nicht im Unklaren darüber, wie Ihre Lösung ihnen nutzt – verknüpfen Sie alles, was Sie schreiben, mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden.

Ob Ihnen ein Auftrag erteilt wird oder nicht, hängt nicht ausschließlich von der Qualität Ihres Angebots ab. Ein schlechtes Angebot kann jedoch Ihre Chancen erheblich beeinträchtigen.

Die Teilnahme an Schulungsprogrammen oder Workshops kann die Fähigkeiten im Angebotswesen verbessern und Sie über bewährte Praktiken der Branche auf dem Laufenden halten. Kontinuierliches Lernen und die Weiterentwicklung von Fähigkeiten verbessern die Effektivität als Angebotsverfasser und erhöhen die Chancen, Aufträge und Projekte zu gewinnen.

Die Association of Proposal Management Professionals gilt als weltweit führende Autorität für bewährte Praktiken im Angebots-/Ausschreibungswesen und bietet mehrere Zertifizierungen an, die Ihnen dabei helfen können, die bestmöglichen Angebote/Ausschreibungen zu verfassen.

Das Foundation-Schulungs- und Zertifizierungsprogramm vermittelt Einzelpersonen wesentliche Branchenfähigkeiten, Wissen und Terminologie. Mikro-Zertifizierungen bieten tiefere Einblicke in spezialisierte Bereiche. Mit diesen Zertifizierungen können Fachkräfte selbstbewusst hochwertige Arbeit leisten und dabei stets Kunden und Auftraggeber in den Mittelpunkt stellen.

Beginnen Sie Ihre Reise und validieren Sie Ihre Fähigkeiten mit APMP Foundation und verschiedenen Mikro-Zertifizierungen.

Bringen Sie Ihre Karriere voran und demonstrieren Sie Ihr Fachwissen in bewährten Praktiken für Ausschreibungen und Angebote mit den Zertifizierungen APMP Practitioner und Capture Practitioner. Diese Qualifikationen bestätigen Ihre Fähigkeit, bewährte Praktiken in Ihrer täglichen Arbeit umzusetzen. Ob Sie Ihr Team mit der Practitioner-Zertifizierung zu einem erfolgreichen Angebot führen oder mit der Capture-Zertifizierung die Verfolgung komplexer Geschäftsmöglichkeiten managen – diese Zertifizierungen unterstreichen Ihre beruflichen Fähigkeiten.

Erhöhen Sie Ihre Position als Führungskraft in der Angebots- und Ausschreibungsbranche durch das Erlangen der angesehenen APMP Professional-Zertifizierung. Diese Zertifizierung anerkennt und bestätigt die beruflichen Erfolge einer Person. Sie bewertet die von der Person demonstrierten Kompetenzen und evaluiert ein Proposal Professional Impact Paper (PPIP), das reale Ausschreibungserfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten widerspiegelt und präsentiert.