AgilePM Maakt Waardepriorisering Mogelijk bij Smals

Smals is de gezamenlijke ICT-organisatie voor de Belgische openbare instellingen voor sociale zekerheid. Het levert innovatieve ICT-projecten en -diensten op het gebied van werk, gezin en gezondheid voor instellingen voor sociale zekerheid en gezondheidszorg en biedt hen een breed scala aan ICT-diensten.

ICT voor de samenleving is voor Smals niet zomaar een slogan; zij participeren in baanbrekend werk op het gebied van e-government en e-health in België en leveren een belangrijke bijdrage aan de digitale transformatie van sociale zekerheid en gezondheidszorg. Smals is ook actief in de ontwikkeling van de G-Cloud, de Belgische overheidscloud.

Het team binnen het SharePoint Competence Centre zocht naar een agile methode om hun projecten en ontwikkelingsinitiatieven te ondersteunen, en de levering en succespercentages van projecten te verbeteren. Teamleden waren bekend met de Scrum-aanpak, maar ook met de beperkingen ervan, aangezien deze voornamelijk is ontworpen voor softwareontwikkelingsteams. Het team had eerder geprobeerd om Scrum te implementeren bij projecten, maar het kon niet alles bieden wat zij nodig hadden.

Het team had een Agile-aanpak nodig die projectmanagement integreerde, waardoor zij bedrijfsvertegenwoordigers beter konden betrekken bij projecten om ervoor te zorgen dat het team werkte aan de initiatieven en projecten die de meeste voordelen en waarde zouden opleveren.

De eerste belangrijke uitdaging voor het team was die van coaching, om ervoor te zorgen dat teamleden vertrouwd en op hun gemak waren met de AgilePM-aanpak.

De tweede belangrijke uitdaging was ervoor zorgen dat het projectteam de regels, de visie en de principes volgde. Een ontwikkelaar die technisch zeer goed was, was bijvoorbeeld niet overtuigd van de AgilePM-aanpak en was aanvankelijk sceptisch. Maar hij ging uiteindelijk mee in het spel en kon de logica van de aanpak inzien, vooral omdat de relaties tussen het projectteam en het bedrijf beter waren dan voorheen.

Een andere uitdaging was het zorgvuldig managen van klantverwachtingen. In het verleden verwachtten klanten dat het project snel zou vorderen (en resultaten zouden materialiseren) zonder een deadline te stellen. Smals ontdekte dat het van cruciaal belang was om de klant in de beginfase van het project te briefen, transparantie en open communicatie te waarborgen, en verwachtingen te managen.

Tijdens de projectaftrap werd de AgilePM-benadering uitgelegd, werden de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden toegewezen, en werd de globale aanpak van het project geschetst en overeengekomen.

Aan het eind van de aftrapbijeenkomst gaf het team de business de opdracht om een eerste versie van de backlog te creëren door hun vereisten te beschrijven en deze te prioriteren volgens de MoSCoW-prioriteringstechniek (Must have, Should have, Could have, Won't have this time). De uitdaging was om slechts 60% van de totale projectinspanning aan te wijzen als must-haves, wat moeilijk kan blijken omdat het team vaak 70-80% van de vereisten in de eerste ronde als must-haves zou aanwijzen.

Het team slaagde erin om snel te leveren en binnen drie maanden waren ze klaar om live te gaan met de nieuwe applicatie.

Een van de meest nuttige AgilePM-functies voor het Smals-team is de MoSCoW-prioriteringstechniek, een populaire techniek voor het prioriteren van projecttaken en vereisten. Deze prioritering zorgt ervoor dat het projectteam gefocust blijft op de items en functies die de meeste waarde leveren aan het project en de klant.

De klant waardeerde het werken op een agile manier. Het stelt het bedrijf in staat om veel meer betrokken te zijn bij het project en bij dagelijkse beslissingen. Het is niet ongewoon dat een klant denkt dat iets eenvoudig is, maar meer betrokken zijn helpt hen de taak en bijbehorende uitdagingen beter te begrijpen.

Omgekeerd hebben de ontwikkelaars een beter begrip van de onderliggende behoeften. De AgilePM-benadering maakt transparante dialoog mogelijk en zorgt ervoor dat de juiste keuzes worden gemaakt, zonder dat de ontwikkelteams vastlopen op zaken die niet zo belangrijk zijn voor de klant/het bedrijf.